事例紹介

株式会社リアステージ

取締役山下佳介様

新卒専用紹介システムとして導入
1日1時間の業務削減に成功

目的

✓数百人規模の新規求職者の管理をシステム上で効率的に行いたい

課題

✓事業規模の拡大によって、対応する学生の数やアドバイザーの数が爆発的に増え、スプレッドシートでの管理に限界を感じていた
導入の決め手

✓新卒紹介事業のため、カスタマイズが必要だったが、業務を深く理解した上で提案して頂けた
✓導入から運用が軌道にのるまで、週1回のペースで会議し、丁寧に導入支援をして頂けた
効果

✓学生の情報管理がシステムで行える様になり、数千人規模の面談でも管理できるようになった
✓学生担当者が毎日1時間かけて作成していた、新規学生紹介リストを自動で作成・送信できるようになった

　自社採用で毎年数十名の優秀な新卒を採用できていた経験から、2014年に新卒採用紹介事業をたちあげ。現在100人規模まで新卒紹介事業を成長させている、株式会社リアステージ様に事業の成長過程やシステム導入のノウハウを伺いました。

※本記事はキャリアプラス2（CareerPlus2）の導入事例記事です。

導入背景

ーキャリアプラス2（CareerPlus2）の導入経緯を教えてください。

　当社はもともとリアホールディングスとして、ネット回線や太陽光発電の営業代行を主力事業としており、人事戦略の一環として、自社の新卒採用に積極に取り組んでおりました。毎年数十名の優秀な学生の採用に成功していたのですが、同じ規模のベンチャー企業の中には、新卒採用に課題を抱えていることを知り、当社の採用ノウハウを事業化したことがリアステージの始まりでした。
　2014年から人材紹介事業を開始し、当初はExcelやスプレッドシートで求職者の情報管理をしていましたが、売上が数千万円をこえ、集客強化のために採用イベントを開催するようになると、流入経路や面談ステージが多様化し、学生の管理に限界を感じ始めました。
　このような問題が顕在化していく中で、ブレイン・ラボのことを知り、導入することとなりました。

ブレイン・ラボに決めた理由

ーなにが導入の決め手になりましたか？

　キャリアプラス（CAREER PLUS）に決めた理由は当社の要望に合わせてカスタマイズが可能で、導入までの対応がとても丁寧だったことです。
　当社サービスは新卒紹介事業を行っているため、システムの独自性が高く、カスタマイズが必要なポイントもとても多くなっております。例えば当社の様なベンチャー企業が紹介先クライアントである場合、書類審査から面接まで、単一の選考フローを通るとは限りません。いきなり社長面接で選考が完了する企業や、説明会と選考会を同時に行う企業など、企業によって多種多様です。一人の学生が何十社もそのような選考を行うと、現場の営業は学生へのフォローはおろか、進捗管理でさえ難しい状況になってきます。そこで、そのような状況を当社からお話し、業務フローを深く理解しながら、開発していただけることを期待していました。導入までは一週間に一度お会いして、当社の抱えている業務課題や要望を聞いてくださり、丁寧に対応して頂けたことが決め手です。その結果、進捗管理も新卒採用向けに作り変えて頂き、さらに、キャリアプラス（CAREER PLUS）を通じて学生に自動的にフォローメールを送信できるようになりました。現場の負荷、マネジメントのし易さという面では大きな違いをもたらしました。

導入後の運用体制

ースムーズに運用に乗せることはできましたか？

　最終的には運用に乗せることができましたが、苦労した点もあります。1つ目は現場メンバーへの運用定着です。導入前まではスプレッドシートなどで管理していたため、新システムに慣れない社員もいました。新システムを利用してもらうために、業務フローの中にシステムの利用せざるを得ないような仕組みを作るなどの工夫をしました。
　また、システムのデータ入力や運用方法が個人ごとにバラバラですと、却って業務に支障がでることがあります。例えば説明会の日程一つとっても、開始時間と終了時間を入れる人もいれば、開始時間のみを記入する人もいます。また新卒学生むけのイベント参加後、どのステップから一次選考として扱うかなども最初はルールが決まっていませんでした。このように入力情報がバラバラだと、進捗率を正確にだせなかったり、学生のリストアップがうまくいかないといった問題が起こります。それを防ぐため、細かいルールの定着にかなりの時間と労力をかけました。

2つ目は、システムの細かなカスタマイズの積み重ねです。最初はトップダウンでシステム要件を決めて導入しましたが、日々の運用の中で現場から改善要望があがってきます。そこから取捨選択し、重要なものはカスタマイズとして取り入れていきました。
　一番効果的だったのは、企業別の紹介学生リストの自動送信機能です。当社では、毎日クライアント企業に紹介中の学生情報を更新し、共有していました。一人あたり数社から数十社担当しており、エクセル時代は毎夜手作業で新規紹介学生を集計する必要がありました。例えば7社に新規学生を紹介する場合は、7社分リストを更新する必要があるなど現場負担がかなり大きい状態でした。学生リストの作成とメール送信を自動化することで、アドバイザーにとってもシステムの利用価値が高まり、システム定着・作業時間の削減に成功しました。

導入効果

ーキャリアプラス（CAREER PLUS）導入後の成果を教えてください。

　まずは、担当者1人あたりが対応できる学生や企業の数が大幅に増えました。現在、年間2万名弱の学生にイベント予約をして頂いており、35,000名の学生を100名のアドバイザーが面談します。売上としては数億円以上の規模です。キャリアプラス（CAREER PLUS）を運用していなければ、この人数の学生情報を管理するのは難しかったと思います。特に最近は競合との差別化観点で、サービスの品質も問われており、学生担当者だけでなく、企業担当や面接対策担当とも協力して学生の就職活動を支援します。その際にスムーズに学生や選考情報を共有できることは大きかったです。

　また、紹介中の学生リストを自動で作成できるようになり、アドバイザーは毎日1時間ほど作業時間を削減することができました。毎日10名ほど1人あたり1時間かけて面談しているので、売上を10%押し上げる効果があったともいえます。

今後の要望

ー最後に当社への要望をお聞かせください

　全ての業務をブレイン・ラボのシステムで完結できればと思います。面談の目標や売上の見込みなどの細かい内容はスプレッドシートで管理しているので、システム内で管理できるようになると嬉しいです。
　また、所謂マーケティングオートメーション（注：デジタルマーケティングの一部のプロセスを自動化するシステム）との連携も希望します。登録だけして頂いたが、面談したことがない学生や、一度だけ面談して離脱してしまっている学生がいます。彼らの登録情報から判断して最適な形で、コンタクトをとれるシステムがあると有り難いです。